Grundsätzlich steht es jedem Unternehmen frei, die Regeln, die für Dienstreisen und die anschließende Reisekostenabrechnung gelten, selbst festzulegen. Es gibt aber eine Reihe von steuerrechtlichen Vorgaben, deren Missachtung teuer werden kann.
In den folgenden Abschnitten erklären wir Ihnen knapp und leicht verständlich, worauf jedes Unternehmen bei der Reisekostenabrechnung achten sollte, wenn es Lohnsteuernachzahlungen und erhöhte Sozialabgaben für sich und seine Mitarbeiter vermeiden will. Denn Verpflegungsmehraufwendungen, Eigenbelege und Bewirtungskosten haben ihre Tücken.
Unsere Tipps gelten selbstverständlich auch für Gewerbetreibende und Freiberufler.
Welche Angaben müssen sich auf den Rechnungsbelegen befinden?
Nach Dienstreisen spielen bei der Reisekostenabrechnung vor allem Hotelrechnungen, Mietwagenrechnungen, Taxirechnungen, Parktickets und Bewirtungsbelege eine Rolle. Flugtickets und Bahnfahrkarten werden dagegen meist zentral gebucht und bezahlt, die einzelnen Mitarbeiter müssen diese Posten dann nicht in Ihrer Reisekostenabrechnung berücksichtigen.
Für in Deutschland ausgestellte Rechnungen gelten die in §14 UStG festgelegten formalen Kriterien auch für Reisebelege und damit für die Reisekostenabrechnung. Demnach muss eine Rechnung, die einer Reisekostenabrechnung beiliegt, zumindest folgende Angaben enthalten:
- Name und Anschrift von Rechnungssteller und zum Rechnungsempfänger
- Kurzbeschreibung der erbrachten Leistung
- Rechnungsdatum sowie Liefer- bzw. Leistungsdatum
- Steuernummer des Rechnungsstellers
- Nettobetrag der Rechnung sowie Mehrwertsteuersätze und Mehrwertsteuersumme
Dabei ist es besonders wichtig darauf zu achten, dass als Rechnungsempfänger auch wirklich der Arbeitgeber, z.B. die Müller GmbH, nebst Adresse aufgeführt wird und nicht nur der Mitarbeiter. Ist der Name des Mitarbeiters zusätzlich angegeben, was bei Hotelrechnungen oft der Fall ist, ist dies unschädlich.
Für Mietwagenrechnungen gelten die gleichen Prinzipien. Auch hier muss das Unternehmen als Rechnungsempfänger genannt werde, um Ärger bei der Reisekostenabrechnung zu vermeiden.
Sondervorschriften für Bagatellrechnungen
Für Rechnungen bis 250€ gelten Erleichterungsvorschriften gemäß §33 UStDV. Hier darf zum Beispiel der Rechnungsempfänger, die Rechnungsnummer und die Steuernummer fehlen.
Bei ausländischen Rechnungen ist die Finanzverwaltung darüber hinaus generell kulanter, was darauf zurückzuführen ist, dass in diesen Fällen die ausländische Umsatzsteuer in aller Regel nur als Betriebsausgabe geltend gemacht werden kann, aber keine Rückerstattung durch den deutschen Fiskus erfolgt. Bestimmte Anforderungen müssen aber auch ausländische Rechnungen erfüllen.
Vorsicht Taxi
Auch Taxifahrten können die Reisekostenabrechnung verkomplizieren. Der Grund dafür sind die unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze. Für Fahrten innerhalb einer politischen Gemeinde (Stadtfahrt) sowie für Fahrten bis 50 km wird nur eine Umsatzsteuer von 7 % fällig. Bei längeren Strecken wird dagegen die reguläre Umsatzsteuer von 19% erhoben.
Auf einem deutschen Taxibeleg dürfen deshalb Start- und Zielpunkt bzw. der Hinweis „Stadtfahrt“ nicht fehlen. Der Rechnungsempfänger muss dagegen nicht genannt werden, solange die Fahrtkosten 250 € nicht übersteigen.
Was ist bei Bewirtungskosten zu beachten?
Betrieblich veranlasste Bewirtungskosten können gemäß §4 Abs. 5 Nr. 2 EStG bis zur Höhe von 70 Prozent der gesamten Aufwendungen von der Steuer abgesetzt werden. Das ist allerdings nur dann der Fall, wenn die Aufwendungen angemessen sind.
Damit das Finanzamt dies prüfen kann, müssen Bewirtungsbelege dezidierte Angaben zu den konsumierten Speisen und Getränken sowie zu den bewirteten Personen enthalten. In deutschen Gaststätten bekommen Geschäftskunden bereits ein entsprechendes Formular ausgehändigt. Sie sollten bei der Reisekostenabrechnung darauf achten, dass dieses korrekt ausgefüllt ist.
Verpflegungsmehraufwendungen
Als Arbeitgeber dürfen Sie Ihren Mitarbeitern bei Auswärtstätigkeiten gewisse Spesensätze, die sogenannten Verpflegungsmehraufwendungen, gewähren, die diese dann im Rahmen ihrer Reisekostenabrechnung deklarieren müssen. Das Bundesfinanzministerium legt hierfür die Regelsätze fest.
Für das Inland betragen die Spesensätze derzeit 24 Euro für eine Abwesenheit von 24 Stunden und 12 Euro für eine Dienstreise, die mehr als 8, aber weniger als 24 Stunden dauert. Erhält Ihr Mitarbeiter eine Mahlzeit, die er nicht selbst bezahlen muss, verringern sich die Spesensätze um 20 Prozent des Tageshöchstsatzes für ein Frühstück und um jeweils 40 Prozent für eine Hauptmahlzeit.
Damit die Verpflegungsmehraufwendungen korrekt bestimmt werden können, müssen Ihre Mitarbeiter deshalb im Rahmen der Reisekostenabrechnung den exakten Beginn sowie das Ende der Dienstreise angeben. Darüber hinaus müssen Sie im Rahmen der Reisekostenabrechnung auch Angaben dazu machen, ob Sie kostenlose Mahlzeiten, wie etwa das Hotelfrühstück oder ein Mittagessen (z.B. beim Geschäftspartner), erhalten haben. Wird dies in der Reisekostenabrechnung vergessen, drohen nach einer steuerlichen Betriebsprüfung Lohnsteuernachzahlungen.
Arbeitnehmer, die trotz Auswärtstätigkeiten von ihrem Arbeitgeber keine Spesen erstattet bekommen, dürfen die Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe der Regelsätze als Werbungskosten von der Steuer absetzen und in der Steuererklärung geltend machen.
Achten Sie auch auf die Drei-Monatsregelung
Die Verpflegungsmehraufwendungen gehören wirklich zu den komplexesten Posten unter den Reisekosten und Erschweren die Kontrolle der Reisekostenabrechnung auch dadurch, dass Sie nur für eine bestimmte Zeit lohnsteuerfrei gewährt werden dürfen. Neben der umständlichen Berechnung müssen Unternehmen außerdem auf die Drei-Monats-Frist achten.
Wenn ein Mitarbeiter an derselben Tätigkeitsstätte im Einsatz ist, dürfen Verpflegungsmehraufwendungen maximal für drei zusammenhängende Monate in der Reisekostenabrechnung geltend gemacht werden. Gewähren Sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern den Spesensatz über diese Zeit hinaus, wandelt dieser sich in einen Lohnbestandteil.
Die Reisekostenabrechnung kann also zu einer echten Herausforderung werden. Für kleine und mittlere Unternehmen ist es deshalb oftmals wirtschaftlich sinnvoll, diese lästige und zeitraubende Aufgabe an einen spezialisierten Dienstleister zu delegieren oder zumindest eine Software anzuschaffen, die die Beschäftigten und die Buchhaltung bei der Erstellung der Reisekostenabrechnung entlastet.
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