Microsoft 365 ist ein kombiniertes Softwareprodukt, das aus drei Hauptkomponenten, nämlich einer Office-Webanwendung, einem Software-Abonnement von Microsoft Office sowie einem Onlinedienst besteht. Microsoft 365 wird in unterschiedlichen Ausführungen für Privatkunden angeboten und ist darüber hinaus als Business-Paket für Unternehmen erhältlich.
Der größte Vorteil für Unternehmen liegt in der Tatsache, dass Microsoft die komplette Verwaltung des Cloud-Dienstes übernimmt und für Unternehmen folglich weder Wartungsaufgaben wie Patching, noch Verwaltungsaufgaben zu tätigen sind. Für Endnutzer hat Microsoft 365 außerdem den großen Vorteil, dass die jeweiligen Dokumente und Programme von jedem Gerät mit Internetverbindung aus aufrufbar sind.
Der Leistungsumfang von Microsoft 365
Microsoft 365 bietet Unternehmen das klassische Microsoft Office Paket bestehend aus Word, Powerpoint, Exel und Access. Zudem enthalten die in Microsoft 365 Online integrierten Webanwendungen die Onlineversionen von Outlook, OneNote und OneDrive sowie je nach Tarif auch die Programme Microsoft Project und Microsoft Visio.
Office Online ist eine separate und eigenständige Webanwendung, die von allen Benutzerinnen und Benutzern mit einem Microsoft-Account unabhängig vom Betriebssystem und völlig kostenlos verwendet werden kann.
Beim Microsoft-365-Abonnement handelt es sich um ein kostenpflichtiges Abo, in dem je nach gewähltem Tarif zusätzlich zu den Webanwendungen weitere Serviceangebote, beispielsweise Webspace für einen Webauftritt oder eine professionelle unternehmensweite E-Mail-Lösungenthalten sind.
So funktioniert die Verwaltung der Microsoft 365 Accounts innerhalb des Unternehmens
Bei Unternehmen, die mit Microsoft 365 arbeiten, erhalten die IT-Administratoren – oder externe Dienstleister, die bei der Umsetzung der IT-Projekte unterstützen – ein webbasiertes Portal, welches sie zur Verwaltung der Microsoft-365-Benutzerkonten verwenden. Die Zugriffssteuerung auf Funktionen sowie die Überwachung von Diensten und Tools erfolgt ebenfalls über dieses Portal.
Alle Nutzerinnen und Nutzer erhalten neben ihren Accounts auch Lizenzen für die Desktop-Versionen der jeweiligen Office-Programme. Ihnen ist es somit auch möglich, offline zu arbeiten und Dokumente und Dateien am eigenen Endgerät lokal zu speichern. Die Bedingung zum Zugang zu den Desktop-Versionen ist die regelmäßige Anmeldung auf den jeweiligen Microsoft-Konten.
Die wichtigsten Programme und ihre Funktionen im Überblick
Die klassische Office Suite, vormals Office 365, besteht aus:
- Word (Textverarbeitung)
- PowerPoint (Präsentationen)
- Excel (Tabellenkalkulationen und Tabellenverwaltung)
- Access (Datenbankanwendungen)
- Outlook (E-Mail und Kalender)
- OneNote (Notizen und einfache Textverarbeitung)
- Publisher (Grafische Gestaltung von Publikationen)
- Teams (Chats und Videotelefonie für kleine, mittelgroße und große Gruppen)
- OneDrive for Business (Cloud-Dateispeicher in der speziellen Ausführung für Unternehmen)
- SharePoint Online (Webportal für die Zusammenarbeit)
- Exchange Online (E-Mail, Kalender, Aufgaben)
- Sway (ein einfach anzuwendendes Tool zum Erstellen von Berichten, Präsentationen und Newslettern)
- Power BI (Business-Intelligence)
- Yammer (Soziale Netzwerke für Unternehmen)
- Planer (Projektleitung)
- Delve (Social Document Discovery)
- Video (eine private Videobibliothek)
Kurzum lässt sich festhalten, dass Microsoft 365 viele attraktive Programme und Dienst enthält, um unternehmerische Abläufe effizienter zu gestalten und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mehr Flexibilität, Eigenverantwortung und Autonomie zu übertragen. Für wen das Leistungsportfolio etwas erschlagend wird, empfiehlt sich eine Microsoft Office Beratung durch externe Spezialisten in Anspruch zu nehmen.
